事務所移転の際の絶対におさえておきたいポイント5選!

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事務所移転の際の絶対におさえておきたいポイント5選!

法人が本店を移転するときや退去するときには、原状回復工事が必要です。
原状回復工事は、法人がオフィスを賃貸するときと、民間人が住宅を賃貸するときでは大きく違うのです。

そこで今回は、法人が本店を移転したり退去したりするときに知っておくべき5つのポイントを紹介します。

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ポイント1. 原状回復とは?

そもそも「原状回復」とは、民法上は「当事者の一方がその解除権を行使したときは、各当事者は、その相手方を原状に復させる義務を負う」(民法545条一項)とされています。

簡単にいうと「契約したときの状態まで戻してください」ということです。

ここで分かりにくいのが、民間用賃貸物件とオフィス用賃貸用物件で、原状回復の認識が異なるということです。民間賃貸の場合には、原状回復費用は基本的には大家の負担です。

国土交通省に定められている原状回復のガイドライン*にも以下のような記載があります。

「賃借人が支払う原状回復費用は故意・過失などの傷・汚れ」

つまり、民間賃貸物件では、「経年劣化」と見なされる傷・汚れなどは大家が費用負担するということです。

一方、賃貸オフィスや賃貸事務所の原状回復工事費用は、基本的には借主の負担になります。

そのため、賃貸オフィスでいう「原状回復」は上述した民法の定義通りと思っておきましょう。理由としては、賃貸オフィスは民間賃貸よりもレイアウト変更を大規模に行うからです。

ポイント2. 敷金・保証金は返ってくるの?

結論からいうと、敷金や保証金が返ってくるかどうかは、上記の原状回復の費用次第です。

一般的に、敷金・保証金の相場は、賃料の6か月~12か月分です。

そのため、仮に12か月分を支払っていて、さほどレイアウト変更などをしていない場合には、敷金・保証金は返ってくる可能性が高いです。

オフィスは民間賃貸と異なり、以下のようにレイアウト変更することが多いです。

  • 間仕切壁を入れる
  • 天井や壁紙の張替え
  • 床を塗装する

このようなレイアウト変更をしたときには、賃貸借契約をしたときの状態まで戻さなくてはいけません。

ポイント3. 原状回復の工事事業者は大家指定じゃなくても良いのか?

原状回復の工事事業者は、賃貸借契約を結ぶ前に大家と話をして決めます。

大家の指定工事事業者にするときには、賃貸借契約書に「原状回復工事の際には甲(貸主)が指定する事業者が行います」のような文言を入れます。

一般的には、大家が工事事業者を指定する場合が多いです。

なぜなら、大家側からするとコミュニケーションが取りやすい事業者の方が良いからです。

また、大家からすると、今後も継続的に原状回復工事は発生するので、工事事業者を指定しておいた方が手間がかからないのです。

ポイント4. 賢く・揉めず・できるだけ経済的に退去するには?

原状回復費用の相場金額は、坪2.5万~3万円程度といわれています。
つまり、30坪のオフィスであれば75万円~90万円程度が相場金額ということです。

このように、オフィスの原状回復費用は高額になることも多いため、少しでも経済的に退去したいのが心情です。

賢く・もめずにできるだけ経済的に退去するために、以下のポイントを理解しておきましょう。

  • 原状回復をする工事事業者に関与できるようにする
  • 契約期間と原状回復工事期間に気を付ける
  • 見積もりを細かくチェックする

4-1 工事事業者の設定

前項でも言った通り、工事事業者は基本的に大家が選定します。

ただ、大家が選定するということは、工事事業者からすれば「競合」がいないので、工事金額を上げやすいということです。

そのため、賃貸借契約を結ぶ前に自分自身で工事事業者を選定できないかを交渉してみましょう。

自分自身で工事事業者を選定できれば、複数社の工事事業者に見積もり依頼ができます。

複数社に見積もり依頼をすれば、結果的に工事費用を抑えやすいのです。

4-2 契約期間と原状回復工事期間

賃貸オフィスの契約期間は、基本的に原状回復工事期間を含んでいます。

たとえば、2017年5月末に解約をしたければ、原状回復工事が終わった状態で5月末を迎えなければいけないということです。

原状回復工事期間は1か月程度かかりますので、その期間を見越したうえで解約日を設定しましょう。

4-3 見積もりのチェック

原状回復工事の見積もりは、必ず細かくチェックしましょう。

たとえば、以下のような点です。

  • クロス張替えの㎡数
  • 床の張替えの㎡数
  • 照明取り換えの個数

工事事業者がモラルの低い事業者であれば、見積もりを水増ししてくることもあります。

そのため、きちんと1つ1つの項目を細かく見ることが大切なのです。

ポイント5. 退居時の大家・不動産屋の本音

賃借人が退去するときは「できるだけ完璧に原状回復工事をさせたい」というのが大家の本音です。
今後も別の企業を誘致して賃貸借契約を結ぶため、できるだけ完璧に近い状態まで戻さないと、賃借人が付きにくくなってしまうのです。

そのため、自分の馴染みがある工事事業者を選定して、自分自身が原状回復工事に関与しようとしているのです。

また、不動産屋の本音も大家と同じです。
不動産屋としては、どのタイミングで賃借人を付けても、大家からもらえる仲介手数料は同じです。

つまり、不動産屋からすると、できるだけ早く賃借人を付けた方が費用対効果は良いのです。

そのため、不動産屋の立場から見ても、賃借人が付きやすいように完璧に近い形で原状回復工事をして欲しいと思っています。

実録!現状回復バトル

これは実際に私自身が札幌オフィスを退去する際に発生したトラブルですが、92万円の敷金に対して、178万(税込)の原状回復費用の見積もり請求を受けました。

入居期間は約2年。

通常の事務作業オフィスですので、飲食店や美容室のような派手な内装工事もしていなければ造作物も特にありません。
にもかかわらず、実に86万の追加費用になります。

オフィス規模は23.16坪。
上述の通り、相場で言えば坪3万円程度のはず。

東京の一等地でもない札幌のオフィスで、相場なら70万円程度の原状回復費用のところを、なぜその2.5倍近くも請求されなければならないのか?

これは到底納得できませんでした。
見積書は恐らくはオーナーと付き合いのある業者だろうと思います。

契約書の抜粋

契約書の原状回復規定を見ても指定業者の規定はないですし、もらった見積書の内訳も明らかなにオーバースペックな原状回復をぼったくり価格で提示されていると感じました。

不動産会社にも連絡をしたところ、自前で見つけること自体はOKとの回答でした。

新しい契約書には指定業者の文言を入れてるとのことです。そして、そこには提携先と思われる○○建設が間に入ってるので手数料が乗ってると、バツが悪そうに説明してきました。

「○○建設の手数料を抜いたら2~3割安くなるからどうですか?」と言われましたが、一旦ぼったくられかけてるのに、すんなり「分かりました。」なんて返答するわけもなく、相見積もりを取りました。

ちなみに、管理会社の再見積もり結果は118.8万円(110万+税)でした。
文句つけたらいきなり60万円も安くなるってどういうことなんでしょうね。なにも知らない店子、取れそうな店子からなら取るってことでしょうか。

すぐに地元の工務店2社に相見積もりをしました。
その結果、な、なんと税込45万円との回答が!

ここまで振れ幅ありますか・・・?

さすがにそれはそれでちょっと怖いなと思ったのですが、もう1社から上がってきた見積もりは48万円強!

本当に?

後から原状回復工事が不十分と大家に文句を言われても困るし、この工務店さんから後から追加請求があっても困ります。

業者さんにきちんと問題ない原状回復工事の範囲を不動産会社・大家さんの方にしてもらうようお伝えし、再度最終見積もりを依頼しました。

すると、先の見積もりは原状回復項目が不十分な見積もりだったことが分かりました。もう1社も同様。管理会社がきちんとした詳細を伝えていなかった模様です(当初のぼったくりがあったせいか、何か悪意を感じます)。

管理会社の原状回復基準を改めて確認してもらったところ、追加項目が多く見積もり額が上がりました。

具体的には以下の項目が追加となりました。

  • ブラインド紐取り換え
  • サイン撤去
  • 空調分解清掃
  • タイルカーペット―指定有
  • 完了清掃

それでも管理会社の見積もりに比べると相当安く、最終的に地元工務店から上がってきた見積もりはそれぞれ73万円69万円で、いずれの場合も敷金の範囲内です。

どちらの会社さんも見積もりから実際に来てくれるまでが早く親切で、見積もり依頼後のサポートもしっかりしていると感じました。

どうしても2社ともに依頼することはできませんから、より見積もりが安かった69万円の方の業者さんに依頼し、無事原状回復工事と退去をすることができました。

※ 追記

69万円の見積もりをしてくれた地元の工務店さんに依頼した直後、管理会社から連絡がありました。

「単刀直入に申し上げますと、いつも委託している業者さんにできれば原状回復工事をお願いしたいので、○○さんで出してもらった金額一度教えてもらえないか」
という事でした。

今度は69万円に見積もりを合わせてくるつもりだったんでしょうか・・・だったらそれこそ、最初の178万円の見積もりはなんだったんだ?100万円以上もぼったくろうと思っていたんですか?って話でして。

そもそも、いつも委託している業者さんにお願いしたいって、完全にそちらの都合でしかないじゃないですか。こちらとしても今更感しかないですし。

今回の場合は契約書に指定事業者の規定がなかったので、工務店も自由にこちらで相見積もりして決めることができました。

ただ、仮に契約書に指定事業者の規定があったとしても、店子の選択肢を奪った上で有利的な立場を利用し、指定事業者と結託して不当な金額を請求する行為は公序良俗に反しており、不当利得やもっと言えば詐欺に近いものがあります。

契約書に記載されている全ての事項が有効なわけではありません。

事業者対事業者の場合は消費者契約法は適用されませんと強気に出てくる管理会社やオーナーさんも多いのですが、そういう問題ではないのです。

本店移転で事務所を退去する際には、こうした原状回復工事の部分も注意しておかねばなりません。お人好しの方や契約の経験・法知識が少ない方だと簡単にボッタクられる可能性があります。

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