フリーランス必見!経費の扱い、法人とはどう違う?

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フリーランス必見!経費の扱い、法人とはどう違う?

フリーランス=個人事業主としてビジネスを始め、軌道に乗ってきたら法人化を……と考えている人もいるかもしれません。

たしかに、事業の規模が大きくなれば、法人化した方が得な場合もあります。

しかし、実際に得かどうかを判断するためには、いろいろな要素を考えなくてはいけません。

ここでは、経費の側面から、フリーランスと法人を比較してみましょう。

1.フリーランスと法人の経費の違い

フリーランスでも、法人でも、事業活動を行うにあたっては、何かしらの支出がつきものです。

しかし、税法上では扱いが全く違います。

1-1.フリーランス(個人事業主)の経費の基本的な考え方

フリーランスの人がビジネスを通じて得た収入は、税法上「事業所得」として扱われます。

必要経費を差し引いた金額をもとに、納めるべき所得税を計算する仕組みです。

そして、必要経費には「事業活動に必要なもののみ」計上できる決まりになっています。

具体的には、広告費や交通費などが挙げられますが、経費に計上できるかは「業務を遂行するために不可欠だったか」で判断されると考えましょう。

1-2.法人の経費の基本的な考え方

法人の場合、支出した経費がそのまま費用として計上できるわけではありません。

法人税の計算にあたっては、会計上の費用に一定の調整を加えたもの(損金)が使われるためです。

つまり、経費として支出しても、費用として計上できない部分もあると覚えておくといいでしょう。

一方で、フリーランスでは経費にできない支出であっても、法人であれば経費にできるケースもあるのです。詳しくは後述します。

2.フリーランスが経費として計上できる14項目

フリーランスの人が経費として計上できる可能性が高い14項目を紹介します。

2-1.地代家賃

自宅の一室をオフィスにしていたり、レンタルオフィスを借りていたりする場合、その分の家賃は経費として計上できます。

ただし、自宅の一室をオフィスにしている場合は、賃貸料の全額を計上できないので、注意してください。

全額を計上すると、プライベートな支出まで経費にしていることになるためです。

「1日あたり何時間ほど仕事をしているか」「家の総面積に占めるワーキングスペースの割合」などを勘案し、経費にできる部分を割り出しましょう(家事按分)

2-2.水道光熱費

電気代、ガス代、水道代のことです。

地代家賃の時と同じように、「1日あたり何時間ほど仕事をしているか」「家の総面積に占めるワーキングスペースの割合」などを勘案し、経費にできる部分を割り出しましょう(家事按分)。

2-3.広告宣伝費

フリーランスとして仕事をする場合、何等かの形で自分をアピールする必要があります。

名刺を作ったり、有料でドメインを取得してホームページを作ったりする場合、その費用は広告宣伝費として計上できます。

もちろん、年賀状や暑中見舞いなどを業者に依頼して作成した場合も、広告宣伝費として処理することが可能です。

また、デザインのセンスや絵心がある人なら、「いっそのこと、自作で……」と思うこともあるでしょう。

仮に、チラシや名刺、年賀状や暑中見舞いのデザインから印刷までを、自分だけで行った場合、その費用は広告宣伝費にはできません。かかった用紙やインクの料金を消耗品費として計上します。

2-4.支払手数料

取引先へ報酬を振り込んだり、商品を購入したりした場合、銀行振込にあたっての支払手数料を払うこともあります。

これらの支払手数料も、「業務に関連して発生したもの」であれば、経費として計上可能です。

2-5.旅費交通費

取引先、顧客の訪問などの際に、移動にかかった交通費は経費として計上できます。

また、ライターなど取材が必要な仕事をしている場合、取材旅行にかかった交通費を経費にするのも可能です。

ここで重要なのは、「いつ、どこに行ったか」ということ。領収書とともに、移動経路をメモにして残しておきましょう。

2-6.新聞図書費

情報収集を行うために、新聞の購読や書籍を購入した場合は、新聞図書費として経費に計上できます。

しかし、業務にまったく関係がない書籍を購入しても、経費にはできません。

書籍を購入した時は、「どんな業務に使うために、購入したのか」を説明できるようにしておきましょう。

2-7.通信費

固定電話代、携帯電話代、インターネット代、切手代などが含まれます。

ただし、私的な利用により発生した費用は除外する必要があるため、先述した家事按分を行いましょう。

2-8.接待交際費

取引先と打ち合わせを兼ねた食事をしたり、プレゼントを贈ったりした場合、その費用は接待交際費として計上できます。

フリーランスの場合、法人と違って金額に上限はありませんが、あまりに多いと税務署からの指導を受ける可能性もあるので、注意しましょう。

「誰と食事に行ったか」「誰に渡したか」など、必要な情報は逐次控えておくのをおすすめします。

2-9.外注工賃

新しいビジネスを始めたり、繁忙期にさしかかったりして、いわゆる「外注さん」を雇う場合もあるでしょう。

このように、外部に業務委託を行った場合、それらにかかった費用は外注工賃として計上します。

なお、クラウドソーシングを利用し、作業の一部を外注した場合のシステム手数料を含めた支払金額も、外注工賃として計上するのが一般的です。

2-10.租税公課

簡単に言ってしまうと、「税金」です。

フリーランスの場合、個人事業税・固定資産税・自動車税など、「事業に関連する税金」が計上できます。

ただし、自宅や車など、事業用と個人用で併用する資産にかかる税金は、家事按分を行った上で計上しましょう。

2-11.給料賃金

スタッフを雇って給料を支払っている場合、この科目で処理します。

2-12.諸会費

勉強会、業界団体などの年会費は、この科目で処理します。

2-13.消耗品費

プリンターの用紙代、文房具など、「使ったらなくなるもの」については、この科目で処理します。

購入した際の納品書・領収書は必ずとっておきましょう。

2-14.減価償却費

10万円以上の金額で、資産価値があるものについては、耐用年数に応じて分割した金額を経費として計上します。

パソコンの場合、耐用年数が4年となっているため、購入価格を4で割った費用を毎年の経費として申告する仕組みです。なお、10万円未満の場合は、消耗品費とし、支出した年の経費として計上します。

参考:クラウド会計ソフト徹底比較~freee(フリー) VS MFクラウド会計~

3.法人になれば経費にできる4項目

フリーランスでは経費にできない項目であっても、法人になれば経費にできる項目もあります。

3-1.自宅の家賃

フリーランスの場合、自宅の家賃はあくまで「プライベートの支出」とみなされ、経費として計上することはできません。

自宅の一部をオフィスとして利用している場合でも、家事按分が求められます。

しかし、法人になった場合、法人名義で社宅として賃貸物件を借りることができます。もちろん、経費として計上できるので、節税にもつながるのです。

ただし、全額を経費にすると、「従業員や役員に対して、別の形で報酬や給料を渡している」とみなされてしまいます。

税務調査において、否認・課税されてしまう恐れがあるので、注意しましょう。

これを防ぐためには、本人から1カ月当たり一定額の家賃を受け取る必要があります。

金額の計算方法は、住宅の面積によって異なるので、国税庁のホームページも参考にして計算しましょう。

参照:国税庁タックスアンサー「No.2600 役員に社宅などを貸したとき」

3-2.出張の日当

地方での打ち合わせなど、出張が多い場合に有効なのが、日当(出張手当)を支給することです。

法人であれば、日当を経費にすることができる上に、受け取った個人においても非課税になるため、高い節税効果が見込めるのです。

ただし、同業他社と比べて、不相当に高額な場合、税務調査において否認・課税される可能性があります。税理士などの専門家にも相談し、「1日いくらまでにするか」を決め、社内規程に盛り込んでおきましょう。

3-3.保険料の扱い

フリーランス=個人事業主であっても、生命保険に加入していれば、生命保険料控除を使うことができます。

しかし、最大で年間4万円程度であるため、節税効果が大きいわけではありません。

一方、法人で保険に加入した場合は、保険の種類によって、全額・半額など経費にできる範囲も増えます。

種類を選んで加入すれば、大きな節税効果が見込めるはずです。

3-4.退職金の支給

フリーランス=個人事業主の場合、ビジネスを辞めても、退職金が支払われることはありません。

しかし、法人であれば、社長自身に退職金を支給することも、その金額を経費にすることもできます。

参考:株式会社を設立したら税理士を付けるべき4つの理由

まとめ

フリーランスの場合、「事業に関係ある支出」であれば経費として計上できる一方で、「プライベートにかかわる支出」は経費として計上できません。

これからフリーランスとして事業を始めるなら、その原則を頭に入れておきましょう。

一方、法人になればフリーランスでは計上できない項目も経費にできますが、交際費の金額に上限が設けられるなど、扱いが違ってきます。

事業が軌道にのり、法人成りを考える際は、扱いの違いに留意したうえで、スムーズに移行できるように、事務処理の体制を整えましょう。

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